近日，國家檔案局發(fā)布《招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔規(guī)范》行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。《招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔規(guī)范》規(guī)定了招標(biāo)投標(biāo)交易平臺(tái)形成電子文件歸檔的一般方法，涵蓋了招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔范圍以及招標(biāo)投標(biāo)電子文件的形成、收集、整理、歸檔、系統(tǒng)功能接口等多方面的指標(biāo)和要求，為推行招標(biāo)投標(biāo)電子檔案“單套制”管理提供了一種技術(shù)方案。標(biāo)準(zhǔn)將于2025年2月1日起實(shí)施。
1、《規(guī)范》規(guī)定各方主體責(zé)任：《規(guī)范》4.2條、5.1條 招標(biāo)人：招標(biāo)人應(yīng)落實(shí)主體責(zé)任，歸檔全套招標(biāo)投標(biāo)電子文件。招標(biāo)人的招標(biāo)投標(biāo)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集、整理招標(biāo)投標(biāo)電子文件，并及時(shí)歸檔至本單位檔案部門；檔案部門負(fù)責(zé)接收招標(biāo)投標(biāo)電子檔案，并對整個(gè)歸檔過程予以必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
《規(guī)范》4.2條、5.3條 招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)：招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位歸檔保存的招標(biāo)投標(biāo)電子文件的形成、收集、整理、移交，并負(fù)責(zé)形成應(yīng)由招標(biāo)人、投標(biāo)人歸檔的招標(biāo)投標(biāo)電子文件的歸檔信息包并移交。檔案部門負(fù)責(zé)接收本單位歸檔保存的招標(biāo)投標(biāo)電子文件。
《規(guī)范》4.2條、5.2條 投標(biāo)人：投標(biāo)人的招標(biāo)投標(biāo)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集、整理招標(biāo)投標(biāo)電子文件，并及時(shí)歸檔至本單位檔案部門；檔案部門負(fù)責(zé)接收招標(biāo)投標(biāo)電子檔案，并對整個(gè)歸檔過程予以必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
《規(guī)范》4.2條、5.4條 第三方平臺(tái)機(jī)構(gòu)：第三方平臺(tái)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位歸檔保存的招標(biāo)投標(biāo)電子文件的形成、收集、整理、移交，并按要求將應(yīng)由招標(biāo)人、投標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)歸檔保存的招標(biāo)投標(biāo)電子文件移交相應(yīng)方。檔案部門負(fù)責(zé)接收本單位歸檔保存的招標(biāo)投標(biāo)電子文件。
2、歸檔功能與接口
《規(guī)范》4.2條 歸檔功能：電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺(tái)應(yīng)建設(shè)歸檔功能對相關(guān)電子文件進(jìn)行形成、收集與整理，或建設(shè)能夠與電子檔案管理系統(tǒng)相銜接的接口功能。
3、歸檔事項(xiàng)約定
《規(guī)范》4.3條 委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)：委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)的單位，應(yīng)在合同或協(xié)議中確定歸檔事項(xiàng)，包括歸檔時(shí)間、歸檔方式、歸檔文件質(zhì)量等。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)將應(yīng)由招標(biāo)人歸檔保存的招標(biāo)投標(biāo)電子文件移交招標(biāo)人歸檔。
《規(guī)范》4.4條 使用第三方平臺(tái)：使用除招標(biāo)人或招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)之外第三方運(yùn)營的電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺(tái)的單位，應(yīng)與電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺(tái)運(yùn)營機(jī)構(gòu)簽訂使用合同，約定歸檔事項(xiàng)，包括歸檔時(shí)間、歸檔方式、歸檔文件質(zhì)量等。電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺(tái)運(yùn)營機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)將應(yīng)由招標(biāo)人、投標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)歸檔保存的招標(biāo)投標(biāo)電子文件移交相應(yīng)方歸檔。
4、招標(biāo)投標(biāo)電子檔案應(yīng)劃分保管期限《規(guī)范》9.3條 招標(biāo)投標(biāo)電子檔案應(yīng)劃定保管期限。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的招標(biāo)投標(biāo)電子檔案保管期限定為永久、定期30年、定期10年。
